Privacyverklaring Asenso

Inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Categorieën persoonsgegevens
3. Grondslag en doel voor gegevensverwerking
4. Periode van opslag
5. Ontvangers van persoonsgegevens
6. Beveiliging
7. Uw rechten
8. Plichten

1.   Inleiding

Dit is de privacyverklaring van ASENSO. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld per email of tijdens het tekenen van registratie formulieren. Wij leggen u duidelijk uit waar uw gegevens zijn opgeslagen en voor welke doelen uw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast treft u hier ook al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten.

ASENSO is een bedrijf dat gespecialiseerd is in schoonmaak. Ons dienstenpakket is wat dat betreft behoorlijk breed. Wij leveren schoonmaak bij kantoren, projectbeheer, glasbewassing en nog veel meer. Wij werken zowel voor bedrijven (hotels, kantoren en meer) als particulieren. Goede dienstverlening is voor ons erg belangrijk. Daarnaast vinden wij het ook erg belangrijk om een goede vertrouwensband met (potentiele) klanten te hebben. Transparantie staat daarom voorop. Ook op het gebied van privacy informeren wij u goed: wat gebeurt er nu precies met uw gegevens?

Vaak zijn er situaties waarbij ASENSO uw persoonsgegevens dient te verzamelen en te gebruiken. Denk aan de situatie waarin iemand klant wordt bij ASENSO. Het is belangrijk dat u weet wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe u uw wensen met betrekking tot de omgang met uw persoonsgegevens duidelijk aan ons kenbaar kunt maken.

ASENSO neemt uw privacy heel serieus en zal informatie over u op een veilige manier verwerken en gebruiken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende AVG wetgeving. Deze wetgeving is in Nederland van kracht sinds 25 mei 2018.

Voelt u zich niet prettig bij het gebruik van uw gegevens door ASENSO? Neem dan zeker contact met ons op.

2.   Categorieën persoonsgegevens

Als u gebruik maakt van onze diensten of contact opneemt via de website of e-mail, laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dit kunnen persoonsgegevens zijn zoals uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De strikte AVG Wetgeving schaart eveneens bepaalde bedrijfsgegevens onder Persoonsgegevens. Denk aan het e-mailadres jan.janssen@bedrijf.nl.

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

3.   Grondslag en doel voor gegevensverwerking

Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en ons, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 sub bvan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zonder persoonsgegevens kunnen wij geen goede dienstverlening bieden. Het verwerken van persoonsgegevens houdt onder meer in het bewaren, gebruiken en inzien van persoonsgegevens.

• Er zijn een aantal doelen waar ASENSO uw persoonsgegevens voor verzamelt;

1. Contact opnemen

In bepaalde gevallen is het noodzakelijk om contact op te nemen. Dit zijn bijvoorbeeld gevallen waarin we aanvullende vragen hebben over de overeengekomen afspraken (of andere informatievragen). Het kan ook gaan om situaties waarin wij u willen informeren over zaken die betrekking hebben op wijzigingen in onze dienstverlening. Voor onder andere dit doeleinde slaan wij uw e-mailadres en telefoonnummer op. Wij hebben voor de opslag van deze gegevens een aparte map op onze beveiligde computer voor aangemaakt.

2. Het verzenden en bewaren van factureren

Iedere onderneming heeft een factureerplicht. Alle facturen worden verzameld. Deze facturen zijn nodig voor het doen van belastingaangifte. Factureren is eveneens een doel waar wij uw persoonsgegevens voor verzamelen. Voor de facturen gebruiken wij in ieder geval naam en adres (NAW gegevens).

3. Versturen van betalingsherinneringen

Ook voor het versturen van betalingsherinneringen bewaren wij persoonsgegevens. Het gaat hierbij eveneens om naam, adres en ook e-mail/telefoonnummer (NAW gegevens_.

4. Het verzenden van nieuwsbrieven

ASENSO stuurt zo nu en dan nieuwsbrieven via de e-mail. Deze nieuwsbrieven worden enkel verzonden naar zowel klanten als potentiele klanten, wiens (persoons)gegevens conform artikel 3.1. zijn verzameld.

5. Boekhoudsysteem

Wij verzamelen uw gegevens eveneens voor ons boekhoudsysteem. Goede boekhouding is immers belangrijk bij ASENSO. 

4.   Periode van opslag

Uw gegevens worden in de meeste gevallen voor langere tijd bewaard door ASENSO. Uiteraard worden uw gegevens nooit langer bewaard dan nodig is voor het uitvoeren van de nodige activiteiten. Dit, tenzij ASENSO op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moet bewaren.

Toelichting:

1. Contact opnemen

Voor het doel ‘contact opnemen’ dienen we uw gegevens in ieder geval te bewaren voor de periode waarin u klant bent. We bewaren deze gegevens nooit langer dan nodig. Bent u geen klant meer bij ASENSO? Dan worden uw gegevens na 2 jaar verwijderd.

2. Het verzenden en bewaren van factureren

De Nederlandse belastingdienst verplicht ons facturen te bewaren. Het is immers zo dat de belastingdienst de mogelijkheid moet hebben om ons te controleren. Volgens eisen van de belastingdienst, dienen wij facturen in ieder geval 7 jaar te bewaren. Wij zorgen er bij ASENSO altijd voor dat wij voldoen aan deze eisen.

3. Versturen van betalingsherinneringen

Ook voor dit doel bewaren wij gegevens zolang als nodig en in ieder geval voor de duur van 7 jaar.

4. Het verzenden van nieuwsbrieven

Aangezien enkel gasten deze nieuwsbrieven per WhatsApp ontvangen, worden de persoonsgegevens niet langer bewaard dan tot wanneer iemand geen huurder/gast meer is.

5. Boekhoudsysteem

Zie 4.2. en 4.1. van deze privacyverklaring.

5.   Ontvangersvan persoonsgegevens

ASENSO zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met derde partijen. Dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. ASENSO zal nooit persoonsgegevens delen met derde partijen voor commerciële doeleinden.

Omdat wij het belangrijk vinden dat onze huurders de beste service krijgen, werken wij samen met een aantal externe partijen. Denk hierbij aan partijen die onze financiële aspecten regelen. Uiteraard hebben wij de nodige verwerkersovereenkomstgesloten met verwerkers van de door ons verstrekte persoonsgegevens. Deze verwerkersovereenkomst heeft als doel: het waarborgen van de correcte omgangswijze met uw persoonsgegevens.

In deze paragraaf treft u ook informatie over e-mail Clients, Google Analytics en cookies (in het kader van ASENSO).

Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van u ontvangen:

1. Boekhouder/Accountant

Voor onze boekhouding maken wij gebruik van de diensten van deze accountant. We delen de nodige persoonsgegevens die betrekking hebben op de huurperiode. Deze accountant heeft uiteraard alle mogelijke maatregelen getroffen om te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig zijn.

2. Hostingprovider

De Hostinprovider waar wij gebruik van maken is Versio.

E-mail:

• Als e-mail client gebruik ASENSO Roundcube.
• Het ophalen en verzenden van e-mails doen wij uitsluitend via een beveiligde SSL-verbinding.

Het e-mailverkeer wordt beveiligd opgeslagen in het datacenter van onze hostingprovider en E-mail client.

Google Analytics:

Wij maken bij ASENSO gebruik van Google Analytics. Dit is voor het verbeteren van de online service van ASENSO en is eveneens volkomen anoniem. Zie ook de paragraaf over Cookies hieronder.

Cookies:

Op de website van ASENSO worden cookies gebruikt. Dit doen wij om onze dienstverlening beter te maken en de website(s) optimaal te laten werken.

Maar wat zijn cookies dan precies?Dit zijn kleine tekstbestandjes die door een internetpagina op een pc, mobiele telefoon of tablet worden geplaatst. Wij maken gebruik van zogeheten analytische cookies. Wij doen dit op geanonimiseerde wijze: Google Analytics geeft ons inzicht in het aantal bezoekers en de manier waarop bezoekers de website gebruiken. Wij hebben Google Analytics niet toegestaan deze gegevens te gebruiken voor andere Google diensten. Om u inzicht te geven in de aard van de cookies, volgt hieronder een handig overzicht van de Analytische cookies (Google Analytics):

6.   Beveiliging

Allereerst is het goed om aan te stippen dat van uw persoonsgegevens geen fysieke kopieën worden gemaakt. Uw gegevens worden enkel beheerd in de daarvoor specifiek bedoelde systemen en software.

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk via de daarvoor bestemde software. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord. Waar deze mogelijkheid geboden is zelfs met een tweestapsverificatie.

De Apparaten waarmee uw gegevens zijn geopend zijn tevens vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan. Hierbij gaat het enkel om de noodzakelijke apparaten.

Ook wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door ‘’https’’ beveiliging. Dit betekent dat uw verbinding met ASENSO privé is. Daarnaast hebben wij een SSL certificaat en een sitelock. Alles om uw gegevens veilig te houden.

Volledigheidshalve, meer informatie over online beveiliging:

• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
• TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
• DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

7.   Uw rechten

a.    Recht op inzage

Te allen tijde heeft u het recht uw gegevens op te vragen, die bij ASENSO zijn vastgelegd en bewaard. Dit kan middels het sturen van een e-mail of via telefonisch contact. U krijgt dan een duidelijk overzicht van uw gegevens.

b.    Recht op rectificatie

Kloppen uw gegevens niet of zijn deze veranderd? Dan heeft u recht om dit te laten rectificeren door ASENSO.

c.    Recht op overdracht van gegevens

Wenst u over te stappen naar een andere partij? Dan hebt u het recht op overdracht. Hierbij zorgt ASENSO ervoor dat uw gegevens netjes worden overgedragen aan de andere partij.

d.    Recht op het wissen van gegevens.

U hebt in bepaalde gevallen het recht om ASENSO te vragen gegevens te vernietigen. Dit kunt u doen met een beroep op het recht op vergetelheid. In de volgende situaties moet ASENSO uw persoonsgegevens vernietigen:

• ASENSO heeft uw gegevens niet meer nodig voor doelen waar ASENSO de gegevens voor verzameld heeft.
• U hebt uitdrukkelijk toestemming gegeven aan ASENSO om gebruik te maken van gegevens, maar trekt deze nu in.
• U maakt bezwaar tegen verwerking van gegevens. U hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn uw belangen groter ASENSO met betrekking tot verwerking van uw gegevens? Dan hebt u een relatief recht van bezwaar. Dat betekent dat wissen niet direct hoeft te geschieden, pas dan wanneer is vastgesteld dat uw belang zwaarder weegt.
• Wanneer ASENSO uw gegevens onrechtmatig zou verwerken, heeft u direct de mogelijkheid te vragen de gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van uw gegevens.
• Wanneer ASENSO een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is ASENSO verplicht om uw gegevens te wissen. Hierbij kan het gaan om de wettelijke bewaarplicht van facturen. van deze verklaring.
• Wanneer u als opdrachtgever jonger dan 16 bent en ASENSO heeft uw gegevens via een app of website verzameld, dan kunt u vragen aan ASENSO de gegevens te wissen.

Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de AVG. Zie voor meer informatie de volgende pagina.

e.    Recht op het indienen van een klacht

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat ASENSO niet op de juiste wijze met uw gegevens is omgegaan. Dat kan via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens handelt deze klacht dan af.

f.     Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar

Zie punt d.

Het gebruik maken van deze rechten kan door te mailen naarinfo@asenso.nl.onder toezending van het kopie van het ID-bewijs. Hierbij moet de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het ID-bewijsnummer en het BSN-nummer onleesbaar worden gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren op uw verzoek. Op deze manier weet ASENSO zeker dat u de rechtmatige betrokkene bent die het bezwaar maakt, of vraagt om het te wissen.

8.   Plichten

ASENSO verwerkt uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Het gaat hier om een commercieel belang. Denk aan het aanbieden van de schoonmaakdiensten van ASENSO. Uw gegevens zullen nooit verkocht worden aan een derde.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van diensten. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan ASENSO de diensten niet (naar behoren) aanbieden.

Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst uw toestemming voor worden gevraagd.

ASENSO behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer ASENSO dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van ASENSO. Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

Hebt u nog vragen? Neem gerust contact op.